Communicatie in aanbestedingsfase

De omgeving kreeg de afgelopen jaren een belangrijke(re) rol binnen bouwprojecten. Dat betekent dat communicatie en omgevingsmanagement niet meer weg te denken is als onderdeel van je project. We zien zelfs projecten waarbij de communicatieadviseur onderdeel uitmaakt van het IPM-team. De komst van de Omgevingswet verankert de omgang met de omgeving nog verder binnen de sector. We kunnen ons voorstellen dat je als opdrachtgever zoekt naar hoe je communicatie onderdeel kunt maken van je aanbestedingsleidraad. Of dat je als opdrachtnemer omgevingscommunicatie niet direct in huis hebt, maar dit wel mee wilt (of moet) nemen in je tenderplan. Met onze ervaring aan zowel de opdrachtgevers- als opdrachtnemerszijde helpen we je graag in de aanbestedingsfase!

Arentschool Rotterdam

Wat bieden we jou als opdrachtgever?

Als opdrachtgever wil je je project realiseren zonder ‘gedoe’ met de omgeving en tegelijkertijd wil je de goede naam van je organisatie bewaken. Als je de keuze maakt om omgevingscommunicatie bij de opdrachtnemer neer te leggen, adviseren we je om hier een paragraaf over op te nemen in de aanbestedingsleidraad en opdrachtnemers ook te belonen voor een goede omgevingsaanpak.

Vanuit onze ervaring bij zowel publieke als commerciële organisaties en helpen we jou tijdens de aanbestedingsfase om te bepalen hoe de taak- en rolverdeling er voor omgevingscommunicatie uitziet. Welke verantwoordelijkheid houd je als opdrachtgever, wat leg je bij de opdrachtnemer neer? De verdeling is afhankelijk van wat je als opdrachtgever wilt, maar hangt ook samen met de contractvorm in het algemeen, de kansen en risico’s die er zijn en welk belang je als opdrachtgever bij het project hebt. Als de verdeling duidelijk is, helpen we jou met een gedegen communicatieparagraaf, waarin we duidelijk omschrijven wat we van de opdrachtnemer verwachten, aan welke eisen de communicatie of relatie met de omgeving moet voldoen. Alle aspecten van de communicatie nemen we hierin mee of wegen we af. En we schrijven het natuurlijk zo op, dat de opdrachtnemer ook begrijpt wat je als opdrachtgever van hem verwacht. Later, in de uitvoeringfase, kunnen we met deze kennis optreden als communicatieregisseur om ervoor te zorgen dat u ook daadwerkelijk krijgt wat u in de aanbesteding uitvroeg.

Wat bieden we jou als opdrachtnemer?

We hebben ervaring aan de opdrachtgevers- en opdrachtnemerskant. Die ervaring zorgt ervoor dat we jouw belangen als opdrachtnemer begrijpen en weten wat opdrachtgevers van je verwachten op het gebied van communicatie. We weten waar opdrachtgevers zich zorgen om (kunnen) maken, en hoe we daar proactief op in kunnen spelen. Die informatie vertalen we naar een duidelijke en concrete communicatieaanpak, als onderdeel van het tenderplan. Maatwerk, gericht op het project,  het voorkomen van ‘gedoe’ en tegelijkertijd de reputatie van jou, de opdrachtgever en het project intact te houden. Ons doel is ervoor te zorgen dat jij als opdrachtgever maximaal scoort op de onderdelen communicatie en/of omgeving door volledig aan te sluiten op de (ongeschreven) wensen en behoeften. Later, in de uitvoering, pakken we uiteraard graag de uitvoering van de communicatieaanpak voor je op.

Katja communicatieadviseur

Waarmee kan ik je helpen?

Wil je meer weten over onze aanbestedingsbegeleiding of kan ik je ergens anders bij helpen? Neem dan contact op.

Communicatie