Katja communicatieadviseur

“Communicatieadviseur in de bouw en infra: wat levert mij dat op?”

Sinds een aantal jaar zijn de omgevingsmanager en communicatieadviseur een vast onderdeel binnen veel projectteams en is een gedegen omgevingsaanpak steeds vaker één van de beoordelingscriteria in aanbestedingen van bouw- en infraprojecten. Met de komst van de Omgevingswet, die per 1 januari 2022 ingaat, wordt die aanpak zelfs nog belangrijker, zeker bij binnenstedelijke bouwprojecten.

Ik kan me voorstellen dat je – als projectmanager, bouwmanager of ontwikkelaar – zoekt naar de toegevoegde waarde van omgevingscommunicatie. Jij wilt je project realiseren binnen tijd, geld en scope, en communicatie is dan niet het eerste waar je dan aan denkt. Het zorgt er immers niet voor dat die heipalen de grond in gaan, en het kost wel tijd en geld. En dus begrijp ik heel goed dat je je afvraagt wat een communicatieadviseur oplevert voor het project. Een logische en terechte vraag, die ik graag beantwoord. De korte variant: als communicatieadviseur zorg ik ervoor dat jij zonder omwegen die oplevering bereikt. Of in ieder geval met zo min mogelijk omwegen.

Zorgen voor vertrouwen

Ik zorg ervoor dat de omgeving waarin jij je project realiseert zich dusdanig betrokken en geïnformeerd voelt over het project en de te verwachten hinder, dat zij niet of nauwelijks klagen. Dat ze er niet over piekeren om bezwaar tegen een vergunningsaanvraag in te dienen en dat het niet eens in hun opkomt om een WOB-verzoek in te dienen. Ik zorg voor een goede relatie met al die verschillende type mensen in de projectomgeving: omwonenden, gebruikers, huurders, reizigers, scholieren, bedrijven, blinden en mindervaliden, interne collega’s enzovoorts. Ik level met al die mensen op een manier die bij hen past. Online of offline. Zorg dat ze zich gezien, gehoord en serieus genomen voelen. Op een eerlijke, transparante en persoonlijke manier, zodat we een soort ‘vrienden’ worden. En vrienden maak je het niet moeilijk, ook niet als het even tegenzit. 

Ieder project, iedere aanpak, iedere omgeving is anders, ieder project vraagt daarom om maatwerk. Toch is de steeds terugkerende opdracht van de communicatieadviseur ervoor te zorgen dat al die verschillende doelgroepen vertrouwen krijgen en houden in het projectteam, de aannemer en al die anderen betrokken partijen bij het project. Dat diezelfde doelgroepen geen verrassingen voor de kiezen krijgen, want zeg eens eerlijk, weinig mensen houden van verrassingen toch? Zeker niet als die verrassing een slapeloze nacht of een flinke omleiding betreft. Als communicatieadviseur zorg ik er voor dat al die mensen die 10% onvoorspelbaarheid van een project voor lief nemen. Dat ze het accepteren als we onverwacht een afspraak niet nakomen, per ongeluk overlast veroorzaken of vergeten een planningswijziging te delen. Simpelweg door te zorgen dat de andere 90% wel voorspelbaar is. Vertrouwen krijgen, geloofwaardigheid opbouwen en een langdurige relatie creëren, daar sta ik voor.

Risicomanagement

En dat ik voor al deze dingen zorg, maakt dat jij soepel kunt bouwen. Zonder vertraging door de omgeving. Zonder (veel) extra kosten. Zonder stilleggingen van buitenaf. Communicatie als risicomanagement. Maar dat kan ik alleen als je mij aan de voorkant meeneemt. In de opgave waar we samen voor staan. In de keuzes die je maakt. Zodat ik buiten in gesprek kan gaan over waarom iets echt de beste keuze is. Op welke manieren er over de beste aanpak is nagedacht. En dat we echt alles hebben gedaan om zo min mogelijk hinder te veroorzaken. Het voorkomen van ellende met de omgeving kost tijd. Meer dan je denkt. Dus als je mij pas op het laatste moment erbij haalt – “o ja, we moeten communicatie nog informeren” – dan zijn we samen te laat. Altijd. En dan kan ik niet garanderen dat jij zonder omwegen die eindstreep haalt.

Ik weet dat bouwprojecten nooit precies lopen zoals ze vooraf worden bedacht. Verrassingen in de grond, vertraging in leveringen, een krappe markt, materieel dat niet op tijd beschikbaar is. Ik begrijp het dondersgoed, en zie het als mijn taak ervoor te zorgen dat ook die bewoner die ‘s nachts wakker ligt van onze onverwachte herrie dat begrijpt. Maar dat kan alleen als ik het (op tijd) weet. En als ik begrijp waarom dingen vandaag anders lopen dan hoe ze gisteren zijn bedacht.

Halen en brengen

Daar ligt een taak voor ons allebei. Halen en brengen. Jij brengt, ik haal. En daarvoor moeten wij ook goed met elkaar communiceren. Door elkaar te spreken, de issues en uitdagingen te bespreken. Door vragen te stellen en naar elkaar te luisteren. Door te delen waar jij mee bezig bent en tegenaan loopt. En andersom, door te delen wat ik buiten hoor, waar mensen blij mee zijn of juist van balen. Ook dat is communicatie trouwens, maar daarover een andere keer meer. Voor nu telt dat ik buiten de bouwkeet met communicatie zorg dat jij binnen de bouwhekken zorgeloos je project realiseert. En zo hebben we allemaal onze rol en verantwoordelijkheid voor het opleveren van een project binnen tijd, geld en scope. Ja toch?

 
Interessant artikel? Delen mag!

Vergelijkbaar Nieuws