Te vroeg of te laat met communiceren?
Iedere keer als we over een project, werkzaamheden of omleiding communiceren met de omgeving, denken we na over het beste moment. Ik wil een project niet te vroeg aankondigen, omdat ik dan eigenlijk nog niets kan vertellen en de meeste vragen uit de omgeving nog niet kan beantwoorden. Maar ik wil de omgeving ook niet te laat betrekken bij de bouwplannen, want dan stel ik mensen voor een voldongen feit en is er geen ruimte meer voor participatie.
Voor hinder door werkzaamheden geldt hetzelfde: als ik te vroeg communiceer, is iedereen het vergeten op het moment van uitvoeren. Doe ik het te laat, dan verras ik mensen en ontneem ik hen de kans een alternatief te zoeken. Te vroeg of te laat, beide zijn vervelend: voor mezelf, het project en voor de projectomgeving.
Vanaf het voortraject
Als het gaat om bouw- of infraprojecten adviseer ik altijd om al in het voortraject na te denken over de communicatie met de omgeving. Je hebt dan de tijd om een goede strategie uit te werken en om te bouwen aan een goede relatie met je projectomgeving: vertrouwen en draagvlak.
Daarnaast kun je als project de kennis uit de omgeving positief inzetten voor je project én is er nog alle tijd voor participatie. Zo ben je dus nooit te laat met communiceren.
Als de eerste paal – spreekwoordelijk of fysiek – de grond in gaat, is niemand onaangenaam verrast en voelt de omgeving zich al betrokken. Je bouwt echt makkelijker met een positief gestemde omgeving die zich geïnformeerd en niet overvallen voelt.
Maar wat is dan op tijd? En wanneer ben je te laat met communiceren?
- Als de werkzaamheden zijn uitgevoerd
- Op de dag dat de werkzaamheden starten
- De dag voordat de werkzaamheden beginnen
- Als de eerste voorbereidingen al zichtbaar zijn
- Als iedereen al van zich heeft laten horen (meestal negatief)
Middelenmix
Voor de meeste bouwprojecten adviseer ik om verschillende offline en online middelen en kanalen in te zetten. Een goede mix zorgt ervoor dat je meer mensen bereikt, niet iedereen gebruikt immers hetzelfde kanaal. Die mix maakt ook dat je mensen op meerdere manieren en momenten kunt bereiken. Een bewonersbrief ligt meestal twee weken van te voren op de mat, voor lokale media zet ik in op een week van te voren.
Op sociale media publiceer ik één of twee dagen vooraf een update over de te verwachten hinder en voor omleidingen stuur ik via de BouwApp vaak de avond van te voren een pushbericht als reminder. Zoek ik echt interactie, dan neem ik vanzelfsprekend meer tijd. Die planning is altijd maatwerk: afhankelijk van de doelgroepen die ik wil bereiken en wat zij prettig en handig vinden.
Hoe lang van te voren wil jij geïnformeerd worden over hinder (bijvoorbeeld geluid, trillingen, afsluitingen)?
