Van projectmanager naar alleskunner

Bouwend Nederland maakt en houdt bouwprojecten al sinds de jaren tachtig van de vorige eeuw beheersbaar op basis van de aspecten geld, organisatie, tijd, informatie en kwaliteit. Beter bekend als GOTIK, een term die in praktisch ieder projectplan uitgewerkt terug te vinden is. Prima sturingsinstrumenten voor de projectmanager om zijn bouwprojecten binnen tijd, geld en scope te realiseren natuurlijk. Maar sinds het ‘iedereen-wil-alles-weten-tijdperk’ behoorlijk achterhaald. Zou GROTICK anno 2015 niet véél beter zijn?

De alleskunner

Al voor de bouwcrisis van het vorige decennium zijn rollen, functieprofielen en organisatiestructuren in verandering. Hoewel iedereen binnen het projectproces zijn eigen taak en verantwoordelijkheid heeft, verdwijnt het hokjesdenken steeds meer.

Projectmanagers behoren steeds meer een alleskunner te zijn, die allang niet meer alleen de harde bouw en de beheersaspecten daarvan in zijn competentierugzak heeft. Uiteraard blijft de échte, technische vakkennis en –ervaring van essentieel belang. Softskills worden daarentegen steeds belangrijker; projectmanagers moeten sociaal zijn, mensen met elkaar kunnen verbinden, communicatief sterk zijn en ga zo maar door. Db-m roept het al jaren!

En alsof dat allemaal nog niet genoeg is, stellen we met elkaar óók nog eisen aan de onderlinge samenwerking tussen de betrokken partijen – van opdrachtgever tot aannemer – én willen we de informatiestromen beheersen. Intern en extern. Kortom: het bouwproces wordt steeds complexer, steeds lastiger te beheersen, de onvoorspelbaarheid neemt toe.

Door die toenemende complexiteit, in combinatie met veranderende contract- en organisatievormen, volstaan de GOTIK-aspecten niet meer. Het is dus de hoogste tijd om daar verandering in te brengen, en álle cruciale beheersaspecten volledige aandacht te geven. En dus verandert db-m GOTIK in GROTICK.

We doen het al jaren, GROTICK, onze opdrachtgevers weten niet beter. Db-m is er op ingericht, onze medewerkers zijn er op geselecteerd, het zit in hun DNA. We zullen uitleggen waarom.

De R van Risicomanagement

We horen je denken ‘zo logisch, natuurlijk hoort risicomanagement in het rijtje thuis!’. Dat zijn we helemaal met je eens; het is dan ook niet heel nieuw meer. Maar als het zo logisch is, waarom doen we het dan lang niet altijd? Wij, db-m, zijn er van overtuigd dat het onderkennen – en vervolgens elimineren – van risico’s de grootste succesfactor is voor het slagen van een project. Echt waar!

Door risicomanagement vanaf het allereerste begin in te zetten als beheersinstrument, worden kansen en bedreigingen al in een vroeg stadium onderkend. En iets wat je al vroeg weet, kun je ook vroeg oplossen. Waarmee je weer geld en tijd bespaart en niet hoeft in te leveren op kwaliteit. Wie gedurende de looptijd van zijn project denkt dat het te laat is voor een risicoanalyse, heeft het mis. Het is nóóit te laat om je risico’s weg te managen! Maar hoe eerder je ermee begint, hoe makkelijker je project verloopt. Wie in het voortraject een grondige risicoanalyse uitvoert, en gedurende het proces bijstuurt en maatregelen neemt, komt in de uitvoering voor weinig verrassingen te staan.

De I van Informatie

Eerder schreven we al over het beheersen van de informatiestromen. Meer dan ooit worden informatiestromen belangrijk. Waar vroeger de belangrijkste projectstukken aan één persoon verstuurd werden voor in het projectarchief, sturen we nu te pas en te onpas emailberichten naar hele teams. Het spreekwoord ‘door de bomen het bos niet meer zien’ is nog nooit zo toepasselijk geweest als in deze 21^e eeuw. Maar niet alleen intern wordt het steeds moeilijker om de informatiestromen de beheersen en de informatie te managen. (Voor een informatiemanager – heeft u in de jaren tachtig ooit van die functie gehoord? – zijn het dus gouden tijden, doch dat terzijde). Ook extern verschijnt meer informatie dan ons lief is. We worden de hele dag geprikkeld met allerlei informatie, nieuws en wetenswaardigheden. Maar klopt al die informatie wel? Nee! En toch vinden we dat we overal op moeten reageren, en overal een mening over moeten hebben. En dus voegt db-m nog een – in onze ogen – noodzakelijk aspect toe.

De C van Communicatie

Marketing en communicatie is afgelopen jaren enorm belangrijk geworden. Niet alleen om nieuwe klanten binnen te halen, maar vooral om stakeholders in de omgeving van het bouwproject te betrekken, te informeren en de dialoog aan te gaan. Als je dat verzuimd als projectteam, krijg je het zwaar tijdens de realisatie. Klachten, claims, bezwaren of een bouw die stilgelegd wordt, in combinatie met een slechte reputatie. Nederlanders willen alles weten over wat er in hun directe omgeving gebeurd, en hebben daar áltijd een mening over. Positief én vooral negatief. Intern én extern. Die mening steken we niet onder stoelen of banken. Nee, we zetten die mening zonder blikken of blozen op sociale media, waar we onze grieven vroeger hooguit tegen de buurvrouw vertelden. Of we sturen zonder gêne een e-mail over ons ongenoegen naar de hele afdeling – en nog wat mensen in de CC – of dat voor iedereen nu relevant is of niet. Ongenuanceerd, onwetend en daarmee vaak onterecht. Risico’s voor je project én voor je organisatie. Hoe groter het project, hoe groter dat risico. En dus vindt db-m communicatie een heel belangrijk aspect in het bouwproces. Intern én extern. Want, met een goed doordachte communicatiestrategie:

• Heb je controle over je informatiestromen, zowel in je team als van en naar de buitenwereld.
• Kun je bepaalde risico’s beheersen, of zelfs voorkomen. Oftewel: je kunt sturen op geld, tijd, kwaliteit.
• Weet je wat er leeft bij je stakeholders, waardoor je kunt sturen op reputatie, imago.

Net als risicomanagement vinden wij dus dat communicatie standaard onderdeel uit moet maken van een project. En dus onderkennen onze projectmanagers het belang van communicatie en sturen zij hier continu op. In het voortraject (ook hier geldt: hoe eerder, hoe beter), in de realisatiefase en in de nazorgperiode. Want met goede communicatie kan een hoop ellende voorkomen worden.

Voorbeeld

De Noord-Zuidlijn, iedereen kent dit project. Een project dat miljarden kost. Duizenden omwonenden in het centrum van Amsterdam en net zoveel reizigers hebben dagelijks te maken met de bouw. Geen enkele Nederlander zegt iets positiefs over dit project, niets dan ellende. Bewoners en bedrijven werken tegen, klagen steen en been, zoeken de media op en leggen de bouw stil. Het zijn issues die in onze risico-analyses terugkomen en waar we als db-m op zullen sturen. Vertraging, hoge extra kosten, een slechte reputatie en ongemotiveerde bouwers zijn het gevolg. Er moét iets gebeuren! En dus zet het projectteam van de ene op de andere dag vol in op omgevingsmanagement en communicatie. De dialoog wordt opgezocht; bewoners worden betrokken en goed en tijdig geïnformeerd, hun ideeën worden overgenomen. Er wordt naar hen geluisterd!

De gevolgen? Heel Nederland bekijkt het project ineens met andere – positieve – ogen. Bewoners werken mee in plaats van tegen, de bouw vordert gestaag en er heerst een positieve werksfeer, die de efficiëntie en voortgang. Internen en externen zijn trots op hun project! Dat wil niet zeggen dat er geen ellende meer ís – scheuren in woningen en geluidsoverlast blijven tot het project klaar is – maar door een goede relatie met alle stakeholders wordt er op een positieve manier over gesproken en worden oplossingen in goed overleg gevonden. Het had niet zover hoeven komen, denken wij. Vroegtijdig erkennen, elimineren en de juiste beheersmaatregelen inzetten. Communicatie, een knap staaltje risicomanagement.

De S van Succes

Aan het begin van dit artikel stelden we jou en onszelf de vraag of GOTIK anno 2015 niet GROTICK moet worden. Db-m antwoordt hier volmondig JA op! Want door tijdens een project naast geld, organisatie, tijd, informatie en kwaliteit te sturen op risico en communicatie, wordt je project veel overzichtelijker, beter beheersbaar en minder onvoorspelbaar. En onvoorspelbaarheid kost…juist…tijd, geld en kwaliteit. En dus zijn die R en die C inderdaad de grootste succesfactoren van het project! GROTICK!

Interessant artikel? Delen mag!