Risico’s voorop met de risicogestuurde aanpak van db-m

Wat hebben bouwmanagement en communicatie met elkaar gemeen? Veel dingen niet. Sommige dingen wel. Bij db-m hebben Vincent Maaskant en Katja Torbijn een belangrijke gemene deler gevonden. Hun manier van werken. Daarin staat een risicogestuurde aanpak centraal. Wat dat is en hoe dat dat werkt in twee verschillende vakgebieden, leggen Vincent en Katja in een duo-interview uit.

Al ruim zeven jaar werken Vincent en Katja samen aan db-m. Sinds jaar en dag is Vincent daar het aanspreekpunt voor alles wat met bouwmanagement te maken heeft en vanaf januari 2021 is Katja het gezicht voor db-m communicatie. Twee verschillende mensen in twee verschillende vakgebieden, maar allebei met één heldere visie: 0% gedoe, 100% voorspelbaarheid. Een belangrijke tool voor die visie is hun risicogestuurde aanpak.

We beginnen bij het aller begin; wat gebeurt er als een opdrachtgever db-m belt?

Katja trapt af: “Dan stel ik vaak als eerste vraag “Waarom?” Iemand belt ons op het moment dat ze iets of iemand nodig hebben. Vaak heeft zo’n opdrachtgever dan al een richting voor een oplossing bedacht, waarmee ze bij db-m aankloppen. Tegelijkertijd is dat vaak niet het complete antwoord of een oplossing voor wat er écht aan de hand is. Dus gaan we op zoek naar de kern.”

“Als we altijd alleen maar doen wat een klant van ons vraagt, zouden we db-m niet zijn,” vult Vincent aan. “Wij typeren ons werk door met een kritische en onafhankelijke blik naar het vraagstuk en het project te kijken. En met die bril op gaan we vanaf het eerste moment op zoek naar waar de zorgen echt zitten en welke vraag een opdrachtgever ons tussen de regels door stelt. Op die manier proberen we te ontdekken welke risico’s er zijn en welke zorgen er zitten. Dat is de kern van wat wij noemen de risicogestuurde aanpak van db-m.”

Eén aanpak, twee vakgebieden. Hoe doen jullie dat?

“Bij bouwmanagement doen we het sowieso beter,” grapt Vincent. Katja legt geduldig uit hoe Vincent het mis heeft: “Het is moeilijk om in die twee vakgebieden een lijn te trekken en te zeggen dat een risicogestuurde aanpak altijd zo en precies op die manier werkt. Er is niet maar één recept. Maar het principe is gelijk.

In zowel bouwmanagement als communicatie doorlopen we altijd een aantal stappen. Met als eerste en belangrijkste stap vragen stellen. Wat is er aan de hand? Waarom belt een opdrachtgever ons? Waar is diegene naar op zoek? Waar zitten de zorgen en welke risico’s voorzien ze? Iedere klus bij db-m is maatwerk. Ieder project, iedere opdracht en iedere locatie is weer anders. En dat betekent automatisch dat er geen gouden formule is die altijd werkt.”

“Beginnen onze handen te jeuken? Dan gaan we aan de slag,” concludeert Vincent. “Op basis van de risico’s die een opdrachtgever omschrijft, bepalen we beheersmaatregelen, wat leidt tot een wijze van aanpak. Iedere beheersmaatregel bestaat met als doel ervoor te zorgen dat het risico of het probleem uiteindelijk niet optreedt. We willen het, met andere woorden, voor zijn. Dit betekent dat we het moeten organiseren aan de voorkant. Wat de oplossing is, weten we nooit exact van tevoren. Dat kan zitten in de juiste persoon op de juiste plek of met het juiste middel op het juiste moment.”

Je hebt haast een glazen bol nodig! Hoe weten jullie wat er wanneer nodig is?

“Voor een groot deel door onze ervaring,” zegt Vincent. “We worden voor veel verschillende klussen gebeld en de projecten die db-m doet, zijn vaak groot. Grote projecten zijn ingewikkeld. En dat vraagt een bepaald type mensen. Ik heb veel ervaring opgedaan in de uitvoerende fase van bouwprojecten, daardoor weet ik wat daar nodig is. Die kennis neem ik mee in de ontwerp- en tenderfase en op dit moment vaak tijdens de bouwteamfase, om dan al maatregelen te treffen die optreden in de uitvoering voorkomen.

Heel veel mensen zijn óf van het voortraject óf van de uitvoering. Db-m zit daar precies tussenin. Of beter gezegd: in allebei, met de focus gericht op een uiteindelijk soepel verlopende realisatiefase.”

“Dit betekent ook dat je beide werelden goed moet kennen,” gaat Katja verder. “Wie bij db-m werkt, is thuis in vier gebieden. Het voortraject en de uitvoeringsfase, plus de opdrachtgevers- en opdrachtnemerskant. Die werelden verschillen. Door de kennis van het ene gebied mee te nemen naar het andere, kun je sturen op oplossingen nog voordat er problemen zijn.

Voor communicatie geldt een goede relatie opbouwen met de omgeving vanaf de ontwerpfase als sleutel voor een soepelere uitvoering. Door interne én externe stakeholders vanaf het begin te betrekken en hen een plek te geven in het voortraject, zorgen we dat er in de uitvoeringsfase geen gedoe is.”

Klinkt logisch, maar ook als een nieuwe manier van werken.

Vincent verklaart, “Nieuw is het niet, wel anders. Wij zien dat deze manier werkt en resultaten oplevert.” Katja sluit af: “Maar belangrijker nog, het draait niet om ons. Het draait om het eindresultaat. Dat zit niet in een persoon of in een partij, maar in het project. De oplossing zit vaak ergens in het midden. En precies daar vind je db-m.”