De praktijk van online: bouwmanager Vincent gebruikt online middelen om samen te werken

Kun je met slim gebruik van online middelen je drukke werkzaamheden in een projectteam van een bouw- of infraproject net wat makkelijker en leuker maken? Vincent Maaskant, ingehuurd door ProRail, denkt van wel. Hij gebruikt een mix van online middelen in zijn dagelijkse werk als bouwmanager van station Den Haag Centraal, voor zichzelf en in de samenwerking met zijn team en de stakeholders rond het project. Neerlands diep, academie voor publieke bouw- en infraprojecten, maakte een reportage.

In de video zie je hoe Vincent online werkt, en vertelt hij over de voordelen daarvan in zijn projectpraktijk:

De praktijk van online – Vincent Maaskant from Neerlands diep on Vimeo.

Aan de slag: vijf tips

Vincent adviseert andere projecten om gewoon te beginnen, en dat kan op kleine schaal. ‘Laat je verrassen, misschien zijn er dingen die je nu al doet.’ Voor een vliegende start deelt Vincent zijn tips voor vijf online middelen die hij regelmatig gebruikt:

1. WhatsApp

Maak een WhatsApp-groep voor je projectteam om elkaar op de hoogte te houden. Vincent adviseert om het niet te zwaar te maken. ‘Ga niet beginnen met regels voor die groep. Houd het informeel, zie het als een digitale koffietafel.’

2. Evernote

Creëer een notitieboek voor je project in Evernote, en deel die met je collega’s. Vincent gebruikt de Evernote-app om gespreksverslagen te maken, die hij als notities in het notitieboek van Den Haag Centraal plaatst. Zijn collega’s krijgen automatisch een melding als er een nieuwe notitie is, dus hij weet dat zij niets missen. ‘Als je dat een beetje slim doet, kun je in twee overleggen tegelijk zitten.’

3. Swarm

Gebruik Swarm om te delen waar je bent gedurende de dag. Via de Swarm-app (voorheen Foursquare) plaatst Vincent een aantal keer per dag een update op Twitter met de locatie waar hij is. Dat schept duidelijkheid en maakt dat collega’s hem niet onnodig aan het zoeken zijn. Het zorgt ook voor laagdrempelige ontmoetingen: ‘Als mensen bijvoorbeeld zien dat ik op kantoor bij ProRail ben, zoeken ze me op.’

4. Wunderlist

Verzamel actiepunten in aanloop naar een overleg met Wunderlist. Vincent gebruikt taakmanager Wunderlist voor zijn persoonlijke actiestroom, maar heeft ook gedeelde actielijsten met andere teamleden. Dit gebruikt hij vaak in aanloop naar een overleg met een collega: in de week vooraf verzamelen ze allebei hun acties op de gezamenlijke lijst. Tijdens het overleg doorlopen ze de oogst, en maken de acties definitief.

5. Padlet

Houd een brainstorm op een Padlet. Om ideeën te verzamelen met collega’s gebruikt Vincent Padlet, een online prikbord waarop je digitale ‘geeltjes’ kunt plakken. Op deze manier brainstormde hij bijvoorbeeld met communicatieadviseur Katja Torbijn over één van de projectmijlpalen.

Bron: Neerlands diep